Comment créer des événements hybrides réussis?

Comment créer des événements hybrides réussis?
Les 5 Étapes Indispensables

Les événements « hybrides » sont là pour durer ! Le marché de l’événementiel post-covid s’est profondément transformé. 

D’un côté, les participants ont appris à utiliser les solutions digitales, la visioconférence et les outils d’engagement pour participer à des événements en ligne. Ils ont également pris conscience des avantages de la participation à distance en termes de réduction des coûts, de flexibilité et de mobilité.

De l’autre côté, les organisateurs d’événements ont compris l’évolution de la demande, perçu le potentiel illimité des événements virtuels en termes de capacité et de monétisation ! 

Mais comment définir clairement la notion d’événement hybride et comment s’assurer de sa réussite ?

Les événements hybrides ne sont pas des événements physiques avec une interface digitale, un site internet ou une page Facebook ! Selon Puccinelli & al (2022) , les événements hybrides rompent, dans le sens “disruptif”, avec les événements physiques limités dans le temps et dans l’espace. Ils offrent un large éventail de contenus innovateurs et engageants facilement accessibles.

Les événements « hybrides » sont là pour durer ! Le marché de l’événementiel post-covid sera profondément transformé. “

Les recherches de Simon (2018) identifient au moins trois questions pour définir les événements hybrides 

  1. Quel type de pratiques hybrides peut-on identifier avant, pendant et après l’événement ? 

  2. Comment les pratiques événementiels en ligne et hors ligne s’influencent-ils mutuellement ? 

  3. Comment les combinaisons de pratiques en ligne et hors ligne contribuent-elles à la création et au maintien de communautés événementielles hybrides au delà de l’événement ?

Comment réussir votre événement hybride: voici les 5 étapes clés:

Étape 1 : Élaborer un concept hybride

Les événements hybrides ne sont pas « seulement » une simple couche digitale à ajouter aux événements physiques. Ils sont bien plus. Le concept de l’événement définit la nature et les rôles des participants en ligne. Il doit préciser aussi si l’événement se déroule sur un site ou en multi-site. Le concept doit préciser si certains speakers seront en ligne ou en présentiel. Cela présente l’avantage de pouvoir inviter des speakers de haut calibre du monde entier sans coût supplémentaire excessif.   Enfin, les possibilités d’engagement et d’interaction entre les participants en ligne et en présentiel sont démultipliées. 

 

D’après Puccinelli & al (2022) “Alors que les interactions informelles ont tendance à se former naturellement entre les participants sur place pendant les pauses-café et les repas, ces interactions font défaut pour les participants en ligne qui ont généralement besoin d’une pause écran pendant ces périodes”. Il est possible ainsi de prévoir des activités spécifiques pour les participants en ligne, tels que: des jeux collaboratifs (puzzle digital, quiz, mind-mapping) ou simplement la diffusion d’une playlist musicale commune à l’événement!

 

La planification d’événements hybrides présente un agenda double. Certaines sessions peuvent être exclusivement physiques ou exclusivement virtuelles; d’autres peuvent mixer les deux expériences. Vous pouvez utiliser le modèle d’événement hybride développé par l’équipe d’Evey pour créer avec succès l’agenda de votre événement hybride.

L’un des éléments constitutifs de tout événement est la préparation du contenu. Les événements hybrides et virtuels offrent des possibilités illimitées de collaboration et de création de contenu. En particulier, dans la phase de conception, elles peuvent être une excellente opportunité d’engagement: les participants et les co-organisateurs peuvent co-créer collectivement le contenu et l’agenda de l’événement. Cela se traduira par des actes d’empathie, d’engagement communautaire et d’attachement durable.

Étape 2 : Réservez le lieu

Comme pour tout événement, le coup d’envoi de l’organisation commence sérieusement après la réservation du lieu et de la date. En ce qui concerne les événements hybrides, la sélection du lieu doit prendre en considération les besoins des événements physiques et virtuels.

 

Alors que les besoins des événements physiques incluent la logistique, les espaces d’atelier, les espaces de pause-café, du déjeuner,… les besoins des événements virtuels sont liés à la diffusion en streaming, aux paramètres et matériels audiovisuels, aux besoins des interprètes… L’infrastructure du lieu doit prendre en charge toutes les exigences techniques. Quelle est la qualité et la stabilité de la connexion Internet ? Un minimum de 8 méga est nécessaire pour faire de la visioconférence et du streaming fluides. Pour tester la qualité d’Internet, vous pouvez utiliser speedtest.net ou Google Speedtest

Y a-t-il des caméras et des systèmes audio intégrés ? Ou avez-vous besoin d’une entreprise externe (un espace supplémentaire serait nécessaire pour l’équipe de tournage); Vous pouvez également rechercher des sociétés audiovisuelles innovantes comme celle qui diffusent automatiquement des vidéos en direct comme RoCamRoll ou des sociétés de haute qualité de service avec un support personnalisé comme Associa Media Prod

Étape 3 : Lancez les inscriptions et communiquez sur votre événement

Le processus de pré-événement est crucial. Il est composé de la gestion des inscriptions, de la communication, des invitations, de la gestion des intervenants et des confirmations des sponsors.

Il existe de nombreuses options pour l’inscription. En effet, selon la nature et les objectifs de l’événement, l’inscription pourra être publique, restreinte ou privée. Il peut être gratuit ou payant. Il est généralement intéressant de développer différentes offres pour l’événement en personne et l’événement virtuel. 

En fait, de nombreux organisateurs proposent un accès privé et payant pour l’événement présentiel et un accès public gratuit à l’événement en ligne. D’autres organisateurs développent des forfaits spécifiques pour les stands, les sponsors et les participants qui incluent un accès uniquement physique, un accès uniquement virtuel ou une combinaison des deux. Cela augmente les sources de monétisation des événements.

Certains événements nécessitent une phase de candidature et de sélection. Dans le cadre de l’événement international Innovate4Cities co-organisé avec les Nations Unis-Habitat en octobre 2021, une phase de soumission d’intervenants et de sessions a été lancée 3 mois avant l’événement. Après un processus de sélection, plus de 800 conférenciers ont été sélectionnés pour plus de 200 sessions en direct. Pour plus de détails, vous pouvez télécharger l’ étude de cas I4C ici. 

La phase d’emailing et d’invitation est généralement très sensible. Il est fortement recommandé d’utiliser des plateformes d’email marketing telles que MailChimp, Zoho ou Hubspot . Bien que ces plateformes aient une grande capacité à gérer des milliers d’e-mails et d’invitations, elles posent deux défis majeurs.
Tout d’abord, comme les filtres des fournisseurs de messagerie deviennent de plus en plus puissants, votre invitation par e-mail peut tomber dans le dossier spam ou promotion. Deuxièmement, la décentralisation des données entre vos fichiers excel, vos emails et la plateforme d’inscription pourrait entraîner des pertes de temps et d’informations. Il est donc recommandé d’utiliser une plateforme événementielle qui intègre une solution d’emailing et centralise toutes vos données. Evey.live par exemple propose une plateforme intégrant toute la chaîne de valeur (CRM, Ticketing, Badging, Visioconférence, Streaming…)

Etape 4 : Le jour J : Gérez vos flux de participants physiques & virtuels

C’est le jour J, L’événement commencera physiquement et virtuellement dans quelques minutes!  Votre défi imminent : la gestion des flux de participants.

L’équipe organisatrice de l’événement doit être prête à gérer le badging en douceur et avec élégance. En parallèle, l’infrastructure de la plateforme virtuelle événementielle doit pouvoir absorber les masses d’utilisateurs se connectant simultanément pour assister à votre première plénière ! 

C’est un « moment de vérité » et aucun risque ne doit être pris à ce moment. Tests, vérifications, tous les détails doivent déjà avoir été abordés et votre équipe doit être bien informée. 

Notre équipe Evey a acquis une expérience importante dans la gestion des grands événements. Au Tunisia Cybersecurity and Cloud Expo , l’équipe de badging a géré plus de 3000 participants en 2 jours avec un temps d’attente moyen de moins de 2min/participant. Au Forum des métiers organisé par ATUGE la plateforme a accueilli +7000 participants inscrits avec une capacité de montée de charge de 3000 participants en ligne simultanément.

Étape 5 : Votre événement reste Live après l’événement

Simon (2018) affirme que l’événement hybride offre une chaîne d’interaction en temps réel alternant et combinant virtuel et présentiel. 

Cependant, ce que proposent les plateformes c’est la pérennité : en effet, l’événement n’est plus éphémère, il est perpétuel. L’événement constitue le début d’une communauté de connexions, d’opportunités et de connaissances. 

Constituer, cultiver et fidéliser cette communauté est un MUST pour chaque organisateur d’événements. La plateforme événementielle maintiendra le contenu en ligne avec la possibilité de revoir les rediffusions, d’accéder à la liste de contacts de l’événement, de poster des commentaires et de suggérer des idées innovantes pour la prochaine édition. 

En conclusion

L’organisation d’un événement hybride offre de nombreux avantages de scalabilité, de monétisation et d’innovation. 

Cependant, la multiplication des logiciels et des solutions complique la gestion des données et engendre des risques majeurs. Les recherches menées par Puccinelli & al (2022) recommandent d’avoir une plateforme unique, qui centralise les informations, le streaming et l’interaction entre les intervenants et les participants. 

Evey Technologies construit des solutions avec cet esprit : simplifier l’organisation des événements hybrides. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour plus d’informations, réservez un rendez-vous gratuit ici .

Enfin, voici les principaux points à retenir pour réussir votre événement hybride :

  1. Définissez clairement le format de la conférence et l’étendue de la participation en ligne ;
  2. Maximiser l’inclusivité
  3. Simplifier l’accès et la communication
  4. Maximiser les possibilités d’interaction entre les participants en ligne et sur place

Références :

Puccinelli et al (2022) Conférences hybrides : opportunités, défis et voies à suivre 

Doi : https://doi.org/10.1101/2022.03.18.484941

Ilja Simons (2019) Événements et interaction en ligne : la construction de communautés d’événements hybrides, Leisure Studies, 38:2, 145-159, 

DOI : 10.1080/02614367.2018.1553994

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